‏يکي از مهم ترين ماشين هاي اداري دستگاه فتوکپي است. در بسياري از مواقع تهيه يک رونوشت و يا کپي از يک سند براي ما بسيار مهم و ضروري است. شايد با واژه ‏کپي برابر اصل است ‏برخورد داشته ايد شايد اين واژه ‏بهتر بتواند به نقش و اهميت دستگاه ‏فتوکپي اشاره نمايد. دستگاهي که از اسناد يک تصوير دقيقاً مشابه آنها تهيه نمايد را دستگاه فتوکپي مي نامند. براي شناخت هرچه بيشتر دستگاه ‏فتوکپي بايد بدانيم فتوکپي به چه چيزي اطلاق مي گردد.
کلمه فتو (Photo) به معناي عکس ، نما يا تصوير است و کلمه کپي (Copy) نيز به معني رونوشت ، روگرفت و تکثير است . بنابراين فتوکپي عبارت است از رونوشت، روگرفت و نسخه چاپي از يک سند مي باشد. سند نيز به نوشته و يا تصويري اطلاق مي گردد که مي خواهيم از آن يک رونوشت تهيه نمايم که به آن ارژينال نيز مي گويند.
‏دستگاه فتوکپي از مجموعه سيستم هاي مکانيکي و الکترونيکي ساخته شده است که انرژي مصرفي آن از نوع الکتريکي است. براي کپي گرفتن به وسيله دستگاه فتوکپي بايد مد را روي اسکن قرار داده و بعد از استارت آن تصوير سند بر روي کاغذ سفيد از دستگاه خارج مي گردد.
‏دستگاه فتوکپي براي انجام عمليات تهيه فتوکپي به مواد مصرفي اوليه نياز دارد که عبارتند از: -کاغذ سفيد (خام)
-تونر
- دولوپر 

اين دستگاه ممکن است در طول کار با آن، با مشکلاتي مواجه شود. بنابراين آموزش تعميرات فتوکپي براي رفع مشکل آن مي تواند ضروري باشد.